Le Cabinet MCA Consulting recrute pour Expertise France un (e):
Titre du poste : Un(e) Chargé(e) Administration, finances & Logistique régional
Lieu : Lieu : N’zérékoré, Guinée
Type de contrat : CDD droit guinéen 1 an renouvelable
Rémunération : Selon grille Expertise France
Date de prise de fonctions : Dès que possible
Description du poste :
Le/la Chargé(e) Administration, finances et Logistique régional est basé(e) à Nzérékoré et placé(e) sous la responsabilité hiérarchique d’un(e) coordinateur (trice) de bureau régional basé(e) à Nzérékoré. Il/elle travaille en lien fonctionnel avec le/la responsable administration et finances national et le/la responsable logistique national basé(e)s à Conakry.
Il/elle assure la gestion de la comptabilité, les achats et la logistique du bureau, dans le respect des obligations contractuelles des bailleurs et des règles d’Expertise France. Il/elle sera amené(e) à appuyer la logistique du projet dans la zone, par exemple pour la livraison des équipements des/ centres de santé.
Il/elle est aussi le relais du/de la Responsable Administration et Finances sur les questions de ressources humaines nationales de Nzérékoré. Il/elle est aussi référent pour les questions administratives de Nzérékoré. Il/elle est responsable du reporting sur ces questions support.
Il/elle assure le management de l’assistant(e) administration et finances, des chauffeurs et agent d’entretien le cas échéant.
MISSIONS :
Les principales missions confiées au/à la Chargé(e) Administration, finances & Logistique régional
sont les suivantes :
Passation de marchés :
Participe à l’élaboration et à la mise à jour du plan de passation de marchés, en fonction des seuils des marchés Expertise France
En charge de la passation des marchés au niveau régional (collecte des devis etc.), en fonction des règles des bailleurs et d’Expertise France
En charge de la préparation des dossiers d’achat, dont élaboration des contrats le cas échéant, selon les règles Expertise France
Assure le suivi des contrats le cas échéant (délais de livraison, paiements des tranches aux fournisseurs, etc.)
En charge de la réception et du contrôle des marchandises
Transport :
En charge de l’organisation du transport du matériel acheté dans le cadre des projets, en lien avec le Responsable logistique national
En charge de l’organisation du transport des personnes dans le cadre des projets
Achats :
Vérifie que le dossier d’achat fourni est conforme au budget alloué et aux procédures bailleurs et Expertise France avant engagement de la dépense ;
Vérifie la conformité des justificatifs pour les demandes de paiement
Supervise le paiement des achats par l’Assistant(e) administration et finances ;
Trésorerie :
Contrôle de façon hebdomadaire le suivi de la caisse (suivi des avances, journal de caisse, transferts, solde, inventaire physique et rapprochement) ;
Valide les inventaires de caisse mensuels si conformes ;
Assure le contrôle du suivi du compte en banque (tenue du journal de banque, solde, transferts, rapprochement bancaire…) ;
Valide les réconciliations bancaires mensuelles si conformes ;
Suit l’évolution de la trésorerie, anticipe les dépenses et fait les demandes de réapprovisionnement ;
En charge du contrôle du respect des règles de sécurité financière ;
Consolide et transmet mensuellement les journaux de trésorerie.
Comptabilité :
Chargé de vérifier l’adéquation entre les journaux comptables et les journaux de trésorerie ;
Chargé de vérifier les imputations de comptabilité générale et de comptabilité analytique (imputations budgétaires des projets) ;
Consolide et transmet mensuellement les journaux comptables des projets.
Gestion financière :
Est chargé de la mise à jour du suivi des dépenses pour Nzérékoré dans les suivis budgétaires le cas échéant ;
Est chargé de faire des propositions de prévisionnel en fonction du tableau d’affectation ;
Fait des propositions de mise à jour du tableau d’affectation le cas échéant ;
Participe au suivi des avances et des dépenses des partenaires au niveau régional (rapports) ;
Administration/RH :
Chargé de la gestion administrative et des ressources humaines au niveau régional ;
En charge du suivi administratif et RH mensuel au niveau régional.
Archivage :
Supervise l’archivage.
Contrôle interne :
Contribue à la mise en application du contrôle interne au sein du bureau régional (transmission des procédures, suivi de leur appropriation) ;
Peut contribuer à l’élaboration de nouvelles procédures.
Audit externe :
Participe à la préparation et au déroulement des audits externes le cas échéant (organisation de la mission des auditeurs, rassemblement des pièces).
Gestion de bureau :
En charge de la gestion et l’organisation des locaux régionaux, participe aux discussions avec le propriétaire ;
En charge de la gestion des charges et de la maintenance du bureau régional ;
En charge de la gestion de la communication du personnel au niveau régional (gestion des téléphones, crédit, internet…) ;
En charge de l’achat et de la maintenance des équipements de bureau régional (mobilier, imprimantes, vidéoprojecteur…) ;
En charge de l’élaboration de la mise à jour et à jour le suivi des actifs/immobilisations, dans le respect des règles des bailleurs et d’Expertise France ;
En charge du parc informatique et de sa maintenance ;
En charge de l’archivage régulier des données ;
En charge de l’achat et de l’inventaire des fournitures de bureau ;
En charge du suivi logistique mensuel du projet.
Gestion des véhicules :
En charge de l’élaboration du planning chauffeurs ;
Supervise la gestion des véhicules par les chauffeurs (maintenance, carburant).
Management d’équipe :
Assure le management direct (recrutement, planification, suivi, évaluation) de l’assistant(e) administration et finances, des chauffeurs et agent d’entretien le cas échéant.
Sécurité :
Appuie la mise en œuvre de la stratégie de sécurité au niveau régional
Exécute toute autre tâche relevant de ses compétences confiée par ses responsables.
PROFIL SOUHAITE :
Diplôme en commerce, finances, comptabilité, RH, logistique, gestion de projet ou discipline connexe t ;
Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un poste similaire ;
Multidisciplinarité un atout (parmi achats, finances, logistique, comptabilité, contractuel, juridique, administration, informatique, audit, contrôle interne, sécurité, RH, audit, contrôle interne…) ;
Expérience en management d’équipe un atout ;
Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projet et du cycle de projet un atout ;
Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word ;
Maîtrise d’un logiciel comptable un atout.
Aptitudes
Sens de l’organisation et rigueur ;
Capacité d’analyse et de synthèse ;
Autonomie et réactivité ;
Capacité d’adaptation ;
Capacité de communication et de travail en équipe ;
CANDIDATURES
Les candidats intéressés devront transmettre leurs dossiers (CV + Lettre de motivation+ deux photos d’identités), au siège du Cabinet MCA Consulting à Manquepas 3eme Avenue Kaloum /Conakry/ Kamsar cité dans la cour de Food store/ Boké. Tel : (00224)627 27 03 77/ 626 04 69 10 ou par mail aux adresses suivantes : recrutement@manckonaconsulting.com, gnakoye.felemou@expertisefrance.fr gaoussou.diaby@expertisefrance.fr
Avec la mention du poste : Un(e) Chargé(e) Administration, finances & Logistique régional
Date de publication Mardi 10 Mars 2020
Date limite de dépôt de dossiers vendredi 24 Mars 2020 à 16H 00.