Le Cabinet MCA Consulting recrute pour Expertise France un (e):

Titre du poste : Un(e) Chargé(e) Administration, finances & Logistique régional

Lieu : Lieu : N’zérékoré, Guinée

Type de contrat : CDD droit guinéen 1 an renouvelable

Rémunération : Selon grille Expertise France

Date de prise de fonctions : Dès que possible

Description du poste :

Le/la Chargé(e) Administration, finances et Logistique régional est basé(e) à Nzérékoré et placé(e) sous la responsabilité hiérarchique d’un(e) coordinateur (trice) de bureau régional basé(e) à Nzérékoré. Il/elle travaille en lien fonctionnel avec le/la responsable administration et finances national et le/la responsable logistique national basé(e)s à Conakry.

Il/elle assure la gestion de la comptabilité, les achats et la logistique du bureau, dans le respect des obligations contractuelles des bailleurs et des règles d’Expertise France. Il/elle sera amené(e) à appuyer la logistique du projet dans la zone, par exemple pour la livraison des équipements des/ centres de santé.

Il/elle est aussi le relais du/de la Responsable Administration et Finances sur les questions de ressources humaines nationales de Nzérékoré. Il/elle est aussi référent pour les questions administratives de Nzérékoré. Il/elle est responsable du reporting sur ces questions support.

Il/elle assure le management de l’assistant(e) administration et finances, des chauffeurs et agent d’entretien le cas échéant.

MISSIONS :

Les principales missions confiées au/à la Chargé(e) Administration, finances & Logistique régional

sont les suivantes :

Passation de marchés :

• Participe à l’élaboration et à la mise à jour du plan de passation de marchés, en fonction des seuils des marchés Expertise France

• En charge de la passation des marchés au niveau régional (collecte des devis etc.), en fonction des règles des bailleurs et d’Expertise France

• En charge de la préparation des dossiers d’achat, dont élaboration des contrats le cas échéant, selon les règles Expertise France

• Assure le suivi des contrats le cas échéant (délais de livraison, paiements des tranches aux fournisseurs, etc.)

• En charge de la réception et du contrôle des marchandises

Transport :

• En charge de l’organisation du transport du matériel acheté dans le cadre des projets, en lien avec le Responsable logistique national

• En charge de l’organisation du transport des personnes dans le cadre des projets

Achats :

• Vérifie que le dossier d’achat fourni est conforme au budget alloué et aux procédures bailleurs et Expertise France avant engagement de la dépense ;

• Vérifie la conformité des justificatifs pour les demandes de paiement

• Supervise le paiement des achats par l’Assistant(e) administration et finances ;

Trésorerie :

• Contrôle de façon hebdomadaire le suivi de la caisse (suivi des avances, journal de caisse, transferts, solde, inventaire physique et rapprochement) ;

• Valide les inventaires de caisse mensuels si conformes ;

• Assure le contrôle du suivi du compte en banque (tenue du journal de banque, solde, transferts, rapprochement bancaire…) ;

• Valide les réconciliations bancaires mensuelles si conformes ;

• Suit l’évolution de la trésorerie, anticipe les dépenses et fait les demandes de réapprovisionnement ;

• En charge du contrôle du respect des règles de sécurité financière ;

• Consolide et transmet mensuellement les journaux de trésorerie.

Comptabilité :

• Chargé de vérifier l’adéquation entre les journaux comptables et les journaux de trésorerie ;

• Chargé de vérifier les imputations de comptabilité générale et de comptabilité analytique (imputations budgétaires des projets) ;

• Consolide et transmet mensuellement les journaux comptables des projets.

Gestion financière :

• Est chargé de la mise à jour du suivi des dépenses pour Nzérékoré dans les suivis budgétaires le cas échéant ;

• Est chargé de faire des propositions de prévisionnel en fonction du tableau d’affectation ;

• Fait des propositions de mise à jour du tableau d’affectation le cas échéant ;

• Participe au suivi des avances et des dépenses des partenaires au niveau régional (rapports) ;

Administration/RH :

• Chargé de la gestion administrative et des ressources humaines au niveau régional ;

• En charge du suivi administratif et RH mensuel au niveau régional.

Archivage :

• Supervise l’archivage.

Contrôle interne :

• Contribue à la mise en application du contrôle interne au sein du bureau régional (transmission des procédures, suivi de leur appropriation) ;

• Peut contribuer à l’élaboration de nouvelles procédures.

Audit externe :

• Participe à la préparation et au déroulement des audits externes le cas échéant (organisation de la mission des auditeurs, rassemblement des pièces).

Gestion de bureau :

• En charge de la gestion et l’organisation des locaux régionaux, participe aux discussions avec le propriétaire ;

• En charge de la gestion des charges et de la maintenance du bureau régional ;

• En charge de la gestion de la communication du personnel au niveau régional (gestion des téléphones, crédit, internet…) ;

• En charge de l’achat et de la maintenance des équipements de bureau régional (mobilier, imprimantes, vidéoprojecteur…) ;

• En charge de l’élaboration de la mise à jour et à jour le suivi des actifs/immobilisations, dans le respect des règles des bailleurs et d’Expertise France ;

• En charge du parc informatique et de sa maintenance ;

• En charge de l’archivage régulier des données ;

• En charge de l’achat et de l’inventaire des fournitures de bureau ;

• En charge du suivi logistique mensuel du projet.

Gestion des véhicules :

• En charge de l’élaboration du planning chauffeurs ;

• Supervise la gestion des véhicules par les chauffeurs (maintenance, carburant).

Management d’équipe :

• Assure le management direct (recrutement, planification, suivi, évaluation) de l’assistant(e) administration et finances, des chauffeurs et agent d’entretien le cas échéant.

Sécurité :

• Appuie la mise en œuvre de la stratégie de sécurité au niveau régional

Exécute toute autre tâche relevant de ses compétences confiée par ses responsables.

PROFIL SOUHAITE :

• Diplôme en commerce, finances, comptabilité, RH, logistique, gestion de projet ou discipline connexe t ;

• Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un poste similaire ;

• Multidisciplinarité un atout (parmi achats, finances, logistique, comptabilité, contractuel, juridique, administration, informatique, audit, contrôle interne, sécurité, RH, audit, contrôle interne…) ;

• Expérience en management d’équipe un atout ;

• Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projet et du cycle de projet un atout ;

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word ;

• Maîtrise d’un logiciel comptable un atout.

Aptitudes

• Sens de l’organisation et rigueur ;

• Capacité d’analyse et de synthèse ;

• Autonomie et réactivité ;

• Capacité d’adaptation ;

• Capacité de communication et de travail en équipe ;

• Bonne maîtrise du français (écrit et oral).

CANDIDATURES

Les candidats intéressés devront transmettre leurs dossiers (CV + Lettre de motivation+ deux photos d’identités), au siège du Cabinet MCA Consulting à Manquepas 3eme Avenue Kaloum /Conakry/ Kamsar cité dans la cour de Food store/ Boké. Tel : (00224)627 27 03 77/ 626 04 69 10 ou par mail aux adresses suivantes : recrutement@manckonaconsulting.com, gnakoye.felemou@expertisefrance.fr gaoussou.diaby@expertisefrance.fr

Avec la mention du poste : Un(e) Chargé(e) Administration, finances & Logistique régional

Date de publication Mardi 10 Mars 2020

Date limite de dépôt de dossiers vendredi 24 Mars 2020 à 16H 00.